Zamknięcie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Otwarcie likwidacji

Pierwszym etapem likwidacji jest podjęcie decyzji o zakończeniu działalności. Kodeks spółek handlowych przewiduje kilka sposobów rozwiązania spółki (art. 58 § 1 k.s.h.). Przyczynami rozwiązania spółki mogą być:

• przyczyny przewidziane w umowie spółki (np. spółka założona na czas określony);
• jednomyślna uchwała wszystkich wspólników;
• ogłoszenie upadłości spółki;
• śmierć wspólnika lub ogłoszenie jego upadłości;
• wypowiedzenie umowy spółki przez wspólnika lub wierzyciela wspólnika;
• prawomocne orzeczenie sądu.

Najpopularniejszym rozwiązaniem jest podjęcie uchwały o rozwiązaniu spółki i powołaniu likwidatorów. Prawo do powzięcia takiej uchwały przysługuje wspólnikom spółki. Uchwała podejmowana jest w ramach zgromadzenia wspólników spółki.

Należy pamiętać, że uchwała w sprawie otwarcia likwidacji musi być zawarta w formie aktu notarialnego. Wyjątkiem jest uchwała o rozwiązaniu spółki, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy w systemie teleinformatycznym przez internet (system S24) (art. 58 § 2 k.s.h.). Wówczas uchwała podpisywana jest kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, podpisami zaufanymi albo podpisami osobistymi.

Samo zgromadzenie wspólników może zostać przeprowadzone:

• bez formalnego zwołania, jeżeli na zgromadzeniu obecni są wszyscy wspólnicy, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia oraz wniesienia poszczególnych spraw do jego porządku (art. 240 k.s.h.);
• z formalnym zwołaniem, gdzie wszyscy wspólnicy powinni zostać powiadomieni listami poleconymi o dacie, miejscu zgromadzenia oraz szczegółowym porządku obrad wysłanymi minimum 14 dni przed datą zgromadzenia (art. 238 k.s.h.).

Zgodnie z art. 248 k.s.h. protokół musi zawierać:

• listę obecności;
• podpis przewodniczącego oraz protokolanta;
• określenie liczby głosów oddanych za każdą uchwałę.

Skutkiem podjęcia uchwały jest rozpoczęcie procesu likwidacyjnego spółki z o.o. Od chwili podjęcia uchwały spółka musi posługiwać się firmą z dodatkowym członem „w likwidacji” (art. 274 k.s.h.). 

Powołanie likwidatorów sp. z o.o.

Wraz z powzięciem uchwały o rozwiązaniu spółki wspólnicy są zobowiązani do powołania likwidatorów. Od chwili powołania likwidatorów reprezentują oni spółkę na zewnątrz. 

Katalog podmiotów, które mogą być powołane na likwidatora jest szeroki, ponieważ kodeks spółek handlowych nie przewiduje wygórowanych wymagań. W praktyce najczęściej na likwidatorów wybierany jest Zarząd spółki w chwili otwarcia likwidacji. Jest to także model ustawowy przewidziany w art. 276 k.s.h.). Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by funkcja likwidatora została powierzona innej osobie.

Likwidatorem może być osoba fizyczna lub osoba prawna. Najważniejszym kryterium jest jednak rękojmia prawidłowego wykonywania obowiązków. Należy wskazać, że ustawa nie wskazuje minimalnych wymogów co do liczby likwidatorów. Zwyczajowo jednak wspólnicy sp. z o.o. powołują jednego likwidatora. 

Uprawnienia likwidatora spółki z o.o. są podobne do uprawnień Zarządu spółki i zastępuje go w pełnieniu obowiązków. Należy wskazać, że zgodnie z art. 280 k.s.h. do likwidatorów stosuje się przepis dotyczące Zarządu spółki z o.o.

Zgłoszenie otwarcia likwidacji do KRS

Uchwały w przedmiocie rozwiązania spółki oraz powołaniu likwidatorów podlegają zgłoszeniu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Obowiązek ten ciąży na likwidatorach (art. 277 k.s.h.). We wniosku należy wskazać podstawę rozwiązania spółki oraz ujawnienie nowych zasad reprezentacji i wykreślenie Zarządu jako organu reprezentacji podmiotu. Obecnie zgłoszenie likwidacji do KRS odbywa się przez system teleinformatyczny przez internet (PRS). Warto pamiętać, że jeżeli wniosek składany jest przez profesjonalnego pełnomocnika spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie musi przedkładać w sądzie rejestrowym oryginałów dokumentów.

Do wniosku do KRS spółka musi załączyć szereg dokumentów:

• uchwałę o rozwiązaniu spółki i ustanowieniu likwidatorów;
• listy adresów do doręczeń likwidatorów;
• zgód na powołanie.

Należy pamiętać, że zgłoszenie zmian do KRS wiąże się z koniecznością poniesienia kosztów wpisu i publikacji ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Obecnie kwota takiej opłaty wynosi 350 zł.

Ogłoszenie MSiG

Kolejnym obowiązkiem likwidatora jest złożenie ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym wzywającego wierzycieli do zgłaszania przysługujących im wobec spółki wierzytelności. Należy pamiętać, aby ogłoszenie było maksymalnie oszczędne, albowiem każdy znak (w tym spacja) to znak 0,80 zł. 

Od momentu publikacji wezwania w Monitorze Sądowym i Gospodarczym wierzyciele spółki mają trzy miesiące na zgłoszenie swoich wierzytelności.

Bilans likwidacyjny

Drugi etap likwidacji rozpoczyna sporządzenie przez likwidatorów bilansu otwarcia likwidacji. Podstawę prawną bilansu stanowi art. 281 k.s.h. Z kolei podstawą faktyczną jego sporządzenia jest majątek spółki w dniu otwarcia likwidacji. Dokument ten stanowi podstawę do dalszych działań likwidacyjnych. Na podstawie bilansu likwidacyjnego możliwe jest ustalenie właściwych zadań w trakcie likwidacji spółki z o.o. Na podstawie bilansu likwidacyjnego możliwe jest zbadanie aktualnego stanu spółki. Należy pamiętać, że bilans powinien zostać przedstawiony i zatwierdzony przez zgromadzenie wspólników. Zdarza się jednak, że akceptacja następuje dopiero w momencie zakończenia całego procesu likwidacyjnego.

Wykonanie czynności likwidacyjnych

Po sporządzeniu bilansu likwidacyjnego spółki likwidatorzy mogą przystąpić do wykonania głównych czynności likwidacyjnych zmierzających do zakończenia bieżących interesów spółki. Nie istnieje określony katalog czynności, które likwidatorzy wykonują na tym etapie likwidacji. Katalog ten jest zależny od przedmiotu działalności spółki, otrzymanych zezwoleń lub licencji, wielkości spółki. Wszelkie czynności można podzielić na cztery kategorie:

• spieniężenie majątku spółki (sprzedaż nieruchomości, rzeczy ruchomych);
• sporządzenie listy wierzycieli na podstawie zgłoszeń;
• uregulowanie zobowiązań;
• czynności administracyjne (np. wypowiedzenie umów, cofnięcie zezwoleń, zamknięcie kont bankowych, zawarcie umowy o przechowywanie ksiąg i dokumentów, zakończenie postępowań sądowych, egzekucyjnych oraz administracyjnych).

Wykonanie tych zadań jest konieczne do wykreślenia podmiotu z Krajowego Rejestru Sądowego. Warto również zaznaczyć, że w wyjątkowych sytuacjach likwidatorzy mogą wszczynać nowe interesy, jeżeli jest to niezbędne do ukończenia spraw spółki (art. 282 k.s.h.). 

Zakończenie działalności spółki przez likwidatorów

Po zakończeniu wszelkich czynności likwidacyjnych, likwidatorzy spółki z o.o. przystępują do przygotowania spółki do wykreślenia z rejestru. W pierwszej kolejności likwidatorzy sporządzają sprawozdanie z przebiegu likwidacji oraz projekt podziału majątku pozostałego po spłaceniu wierzycieli i upłynnieniu majątku spółki. Warto zaznaczyć, że sprawozdanie z przebiegu likwidacji powinno kompleksowo opisywać wszelkie działania podjęte przez likwidatorów od momentu otwarcia likwidacji aż do jej zakończenia. Dokument ten stanowi dla sądu rejestrowego podstawę podjęcia decyzji o wykreśleniu spółki z KRS. Sprawozdanie powinno przede wszystkim zawierać:

• spis majątku spółki;
• ocenę wartości majątku;
• opis czynności dot. sprzedaży majątku spółki;
• uregulowanie zobowiązań;
• opis i sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych;
• wykaz kontaktów z wierzycielami.

Dodatkowo sprawozdanie powinno zawierać podsumowanie przeprowadzonych czynności oraz ocenę osiągniętych celów przez likwidatorów. Sprawozdanie musi również zawierać informację o spełnieniu wszelkich warunków do wykreślenia spółki z KRS.

Niezależnie od sprawozdania likwidatorzy składają także projekt podziału majątku pozostałego po spłaceniu wierzycieli między wspólników. 

Sprawozdanie likwidacyjne

Niezależnie od sprawozdania z przebiegu likwidacji po zakończeniu procesu likwidacyjnego i zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej likwidatorzy przedstawiają sprawozdanie finansowe likwidacji. Finansowe sprawozdanie likwidacyjne uznawane jest za jeden z trudniejszych do sporządzenia dokumentów księgowych. Wówczas koniecznym jest przygotowanie:

• sprawozdania za okres sprzed otwarcia likwidacji;
• właściwego sprawozdania likwidacyjnego (na dzień poprzedzający podział majątku na podstawie art. 288 k.s.h.);
• sprawozdania finansowego za cały okres trwania procesu likwidacyjnego (na podstawie art. 12 ustawy o rachunkowości).

W związku z trudnościami praktycznymi oraz szczególnymi wymogami ustanowionymi przepisami prawa w przypadku sprawozdania likwidacyjnego warto skorzystać z pomocy profesjonalnych księgowych. Kancelaria Adwokacka RITE LEGAL współpracuje z księgowymi z długoletnim doświadczeniem, co pomoże ograniczyć trudności związane z tym etapem likwidacji sp. z o.o.

Należy pamiętać, że wszelkie dokumenty związane z finansowym sprawozdaniem likwidacyjnym muszą zostać zamieszczone w Repozytorium Dokumentów Finansowych Krajowego Rejestru Sądowego. Dokumenty te zgłaszane są przez system teleinformatyczny przez internet.

Końcowe zgromadzenie wspólników

Kolejnym krokiem likwidacji jest zwołanie końcowego zgromadzenia wspólników. W przeciwieństwie do zgromadzenia, na którym wspólnicy postawiają spółkę z o.o. w stan likwidacji, to zgromadzenie nie musi być protokołowane przez notariusza. Na podstawie uchwał podjętych w trakcie końcowego zgromadzenia wspólnicy możliwe jest wykreślenie spółki z rejestru przedsiębiorców. Wówczas wspólnicy:

• rozpatrują i zatwierdzają wszelkie finansowe sprawozdanie likwidacyjne;
• rozpatrują i zatwierdzają sprawozdanie likwidatorów;
• udzielają absolutorium likwidatorom;
• podejmują uchwałę o podziale majątku spółki;
• podejmują uchwałę o zakończeniu działalności spółki.

Należy wskazać, że podjęcie uchwały o podziale majątku spółki nie może nastąpić wcześniej niż 6 miesięcy od dnia publikacji ogłoszenia o wezwaniu wierzycieli w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (art. 286 § 1 k.s.h.). 

Wykreślenie spółki z KRS

Kolejnym krokiem likwidacji jest złożenie wniosku do sądu rejestrowego o wykreślenie spółki z rejestru. Jest to ostatni z obowiązków likwidatorów. Skutkiem pozytywnego rozpatrzenia wniosku jest wykreślenie spółki z Krajowego Rejestru Sądowego. 

Wniosek o wykreślenie spółki z KRS stanowi podsumowanie wszelkich etapów likwidacji. Na tej podstawie sąd rejestrowy bada czy likwidatorzy wykonali wszelkie wymagane prawem obowiązki. Do wniosku załącza się:

• protokół z końcowego zgromadzenia wspólników wraz z uchwałami;
• sprawozdanie likwidatorów;
• finansowe sprawozdanie likwidacyjne;
• oświadczenie o braku toczących się postępowań sądowych, administracyjnych i egzekucyjnych;
• oświadczenie o przekazaniu dokumentów na przechowanie.

Podobnie jak w przypadku zgłoszenia rozpoczęcia do likwidacji wniosek składany jest przez system teleinformatyczny PRS przez internet. Wniosek o wykreślenie spółki podlega opłacie w kwocie 400 zł. Jeżeli spółka z o.o. samodzielnie składa wniosek o wykreślenie ma obowiązek wysyłki oryginałów załączanych dokumentów do sądu rejestrowego. Należy pamiętać, że wniosek winien zostać skrupulatnie sporządzony, albowiem każdy błąd może prowadzić do odmowy wykreślenia spółki.

Należy wskazać, że rozpatrzenie wniosku o wykreślenie może potrwać nawet do kilku miesięcy. Do tego czasu spółka cały czas istnieje jako podmiot prawa. Spółka z o.o. przestaje istnieć z chwilą uprawomocnienia się wpisu o wykreśleniu podmiotu z KRS. Wówczas spółka traci podmiotowość prawną. Tym samym:

• wygasają wszelkie stosunki prawne, które łączyły spółkę z innymi podmiotami
• przestają funkcjonować wszelkie organy spółki;
• spółka nie ma możliwości dochodzenia jakichkolwiek wierzytelności.

W zakresie odpowiedzialności wspólników należy wskazać, że od momentu wykreślenia spółki wspólnicy ponoszą odpowiedzialność za zobowiązania spółki jedynie w zakresie niepodzielonego majątku. Oznacza to, że wierzyciele mogą dochodzić swoich roszczeń bezpośrednio od wspólników, ale tylko w zakresie wartości niepodzielnego majątku. 

Należy również wskazać, że likwidatorzy po wykreśleniu spółki mają dodatkowe obowiązki. Mowa o:

• przekazaniu dokumentów do wybranego archiwum;
• zawiadomienie organów administracyjnych o wykreśleniu spółki (ZUS, Urząd Skarbowy);
• zniszczenie pieczątki;
• zawiadomienie kontrahentów o wykreśleniu.

Szczególnie ważnym jest zawiadomienie Urzędu Skarbowego oraz ZUSu. Zawiadomienie tych organów pozwala na zakończenie obowiązków podatkowych oraz składkowych. Na podstawie zawiadomienia o wykreśleniu możliwe jest także rozliczenie wszelkich zaległości za bieżące oraz poprzednie okresy. Takie rozwiązanie pozwala również na aktualizację rejestrów, a tym samym przeciwdziałanie nadużyciom przez spółkę, która formalnie została wykreślona z KRS. Należy wskazać, że niezawiadomienie urzędu skarbowego o wykreśleniu spółki z o.o. może skutkować nałożeniem na likwidatorów kar finansowych lub nawet odpowiedzialności karnej. 

Obecnie przepisy przewidują kilka alternatyw dla procesu likwidacyjnego. Wybór alternatywny zależny jest od wielu indywidualnych czynników (np. celów wspólników, sytuacji finansowej spółki). Do alternatyw dla likwidacji zalicza się:

• zawieszenie działalności;
• sprzedaż spółki;
• fuzja lub połączenie;
• przekształcenie;
• upadłość.

W przypadku zawieszenia działalności spółka zachowuje swój status prawny, choć nie prowadzi działalności. To rozwiązanie jest korzystne, gdy spółka przechodzi przez chwilowe trudności finansowe.

Sprzedaż spółki jest rozwiązaniem korzystnym, gdy spółka posiada wartościowe aktywa lub klientów. Przekształcenie może być korzystne, gdy zmiana formy prawnej jest bardziej odpowiednia do prowadzonej działalności. Alternatywą do likwidacji może być połączenie z inną spółką. 

Alternatywą jest także upadłość. Jest to ostateczne rozwiązanie, gdy inne rozwiązania są nieskuteczne lub niemożliwe. Należy wskazać, że w przypadku stanu niewypłacalności spółka ma obowiązek złożenia wniosku o upadłość. Uchybienie temu obowiązkowi stanowi przestępstwo.  

Swojego rodzaju alternatywą jest także zamknięcie spółki bez likwidacji. Możliwość ta jest znacznie ograniczona. Alternatywę dla likwidacji spółki z o.o. stanowi art. 25 ustawy o KRS. Alternatywa dotyczy sytuacji, gdy spółka nie posiada majątku, a wszyscy wierzyciele zostali poinformowani o zamiarze zamknięcia spółki. Niezależnie od powyższego wówczas koniecznym jest zgłoszenie do KRS wniosku o wykreślenie spółki. 

Likwidacja spółki z o.o. to proces wymagający zarówno wiedzy prawnej jak i księgowej. Jest to kompleksowy proces zmierzający do rozliczenia wszelkich spraw Twojego biznesu. Opracowanie szczegółowego planu dostosowanego do potrzeb Twojej firmy pozwoli na ograniczenie stresu oraz przyspieszenie procedury. Dlatego w przypadku chęci lub potrzeby przeprowadzenia likwidacji spółki z o.o., warto skorzystać z pomocy specjalisty. 

Kancelaria Adwokacka RITE LEGAL oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie likwidacji spółki z o.o. Umów się na spotkanie już teraz!