Prokurent – kluczowa postać w Twojej spółce. Kompleksowy przewodnik

Prokurent to osoba fizyczna, która została upoważniona do reprezentowania spółki na podstawie szczególnego pełnomocnictwa opartego na zaufaniu – prokury. Na podstawie pełnomocnictwa prokurent może dokonywać w imieniu przedsiębiorcy czynności związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Uprawnienia prokurenta są szerokie              i zbliżone do uprawnień zarządu spółki, a nawet prezesa spółki. Prokurent pełni rolę dodatkowego przedstawiciela przedsiębiorcy w prowadzeniu spraw firmy, podpisywaniu umów czy wykonywaniu podstawowych obowiązków narzuconych prawem. Tym samym może on być tzw. “prawą ręką” Prezesa Zarządu spółki.

Prokurent jest osobą, która obciąża przedsiębiorcę, zarząd lub prezesa w zarządzaniu. Instytucja jest szczególnie istotna we współczesnych realiach prowadzenia działalności. Współczesny przedsiębiorca obarczony jest wieloma obowiązkami, do których musi się stosować. Prokura umożliwia dokonanie cesji części obowiązków na rzecz innej zaufanej osoby. 

Prokurentem może zostać każda osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Prokurenta może powołać przedsiębiorca wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Prokurent nie może być więc powołany przez osobę prowadzącą działalność nierejestrowaną. Warto podkreślić, że w przeciwieństwie do pełnomocnictwa, prokura pod rygorem nieważności musi być ustanowiona na piśmie.

Niezwykle ważnym elementem prokury jest opisanie zakresu prokury oraz uprawnień prokurenta. Przedsiębiorca może powierzyć prokurentowi uprawnienia w sposób szeroki i ogólny. Możliwe jest także szczegółowe doprecyzowanie uprawnień. Kwestia ta jest zależna od indywidualnych potrzeb i preferencji przedsiębiorcy. Należy jednak pamiętać, że prokurent może zastępować nawet prezesa spółki. Dlatego kluczowa jest analiza oraz dostosowanie zakresu prokury do potrzeb Twojej firmy. W takich przypadkach warto skorzystać z pomocy specjalistów z Kancelarii Adwokackiej RITE LEGAL.

Powołanie prokurenta następuje poprzez udzielenie prokury – pełnomocnictwa              w ramach jednostronnej czynności prawnej. W przypadku spółek prawa handlowego prokurenta powołuje właściwy organ spółki (np. zarząd). Prokura może zostać ustanowiona już przy zawieraniu umowy spółki. Z kolei osoby wpisane do CEIDG powołują prokurenta w formie pisemnej. 

Powołanie i odwołanie prokurenta może nastąpić w każdym czasie. Kluczowym jest jednak ujawnienie zmian do właściwego rejestru. Zmiana powinna zostać zgłoszona          w terminie 7 dni od dnia powołania lub wygaśnięcia prokury. Należy pamiętać, że obecnie wszelkie zmiany zgłaszane są przez systemy elektroniczne. W przypadku spółek prawa handlowego zmiany ujawnia się w systemie PRS lub S24. Z kolei w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych zgłoszenia odbywają się przez system CEIDG. Wszystkie procedury są całkowicie zdigitalizowane - zarówno zgłoszenie, opłacenie jak i podpisanie odbywa się w danym systemie. Ustanowienie i zgłoszenie prokurenta jest płatne jedynie w przypadku zgłoszenia przez system PRS. Wówczas opłata wynosi 350 zł.

Wyróżnia się dwa rodzaje prokury:

Z perspektywy przedsiębiorcy lub Prezesa Zarządu kluczowym jest ustalenie momentu, od którego prokurent może wykonywać swoje uprawnienia. Jednakże odpowiedź na to zagadnienie nie jest jednoznaczna. Pierwszym kryterium jest udzielenie mu prokury. Od tego momentu prokurent może wykonywać działania. Jednakże ważność i związanie powziętą przez niego czynności jest zależna od tego, czy fakt udzielenia prokury jest znana kontrahentowi. Jeżeli kontrahent nie wiedział o udzieleniu prokury, Prezes Zarządu może zawsze potwierdzić czynność dokonaną przez prokurenta. 

Stan ten utrzymuje się do ujawnienia wpisu prokury do właściwego rejestru. Dlatego dla bezpieczeństwa i pewności prawnej zaleca się, aby dopiero po wpisie do rejestru prokurent rozpoczął wykonywanie swoich uprawnień.

Z kolei odwołanie prokurenta jest skuteczne od momentu podjęcia decyzji przez przedsiębiorcę. Warto zauważyć, że powołanie prokurenta w spółkach prawa handlowego następuje na podstawie decyzji określonego gremium (np. Zarząd). Jednakże, w przypadku braku odrębnych postanowień, uprawnienie do odwołania prokury w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością przysługuje w każdym czasie samodzielnie każdemu członkowi tego gremium. Przypadek ten rodzi wątpliwości w doktrynie. Istnieje pogląd, w którym odwołanie prokurenta przez jednego członka zarządu w zarządzie wieloosobowym odnosi skutek wyłącznie wewnątrz spółki. Wówczas pełna skuteczność oświadczenia o odwołaniu zależna jest od złożenia oświadczenia o odwołaniu zgodnie z zasadami reprezentacji przez Zarząd.

Niezależnie od powyższego odwołanie prokurenta ma charakter konstytutywny i od momentu złożenia oświadczenia prokurent traci swoje uprawnienia. Zgłoszenie do właściwego rejestru ma charakter wyłącznie deklaratoryjny. W praktyce oprócz dokonania zgłoszenia w ustawowym terminie 7 dni zaleca się także powiadomienie kontrahentów, z którymi bezpośrednio współpracował prokurent o odwołaniu prokury. Takie rozwiązanie pozwoli na uniknięcie konfliktów w przyszłości.

Częstą praktyką jest związanie prokurenta ze spółką nie tylko oświadczeniem (uchwałą) o powołaniu, lecz także umową dot. zatrudnienia. Taka umowa może precyzować kwestie związane z wynagrodzeniem czy wypowiedzeniem. Wówczas w przypadku odwołania prokury konieczne jest spełnienie dodatkowych warunków (np. zachowanie terminu wypowiedzenia). Pominięcie tych warunków może być podstawą do zaskarżenia wypowiedzenia prokury przez prokurenta. Jednakże przede wszystkim należy pamiętać, że wypowiedzenie prokury (oświadczenia) nie jest jednoznaczne z wypowiedzeniem umowy. Obie czynności powinny być dokonane w tym samym czasie. W przypadku umów cywilnoprawnych możliwe jest zawarcie postanowienia, zgodnie z którym samo wypowiedzenie prokury jest przyczyną wypowiedzenia umowy. Sytuacja komplikuje się w przypadku zawarcia z prokurentem umowy o pracę. Wówczas koniecznym jest spełnienie wymogów określonych w Kodeksie pracy, w tym terminie i przyczynie wypowiedzenia.

Prokurent ma szerokie uprawnienia co do reprezentacji przedsiębiorstwa i spółki. Każdorazowo zakres prokury może zostać uregulowany przez przedsiębiorcę. Uprawnienia prokurenta są zbliżone do uprawnień zarządu spółki prawa handlowego. Dlatego prokurent może:

reprezentować przedsiębiorcę – działać w imieniu przedsiębiorcy wobec osób trzecich (m.in. zawierając umowy, składając oświadczenia woli);

dokonywać czynności sądowych i pozasądowych – reprezentować przedsiębiorcę przed sądem, uczestniczyć w negocjacjach;

prowadzić bieżące sprawy spółki – zarządzać majątkiem spółki, zatrudniać pracowników, podejmować decyzje dot. bieżącej działalności. 

Podstawowym obowiązkiem prokurenta jest działanie w interesie przedsiębiorcy,             z należytą starannością o jego dobro. Oczywistym jest, że prokurent musi działać zgodnie z prawem. Obowiązkiem prokurenta jest także prowadzenie dokumentacji dotyczącej jego działalności.

Należy podkreślić, że prokurent odpowiada za szkody wyrządzone spółce w związku

z wykonywaniem swoich obowiązków.  

Rodzaj spółki może wpływać na zasady ustanawiania i wykonywania prokury. Należy wskazać, że udzielenie prokury w spółkach kapitałowych prokury udziela co do zasady Zarząd spółki. Z kolei w spółkach osobowych uprawnienie to może przysługiwać wspólnikom lub zarządowi, w zależności od postanowień umowy spółki.

Zakres uprawnień prokurenta również różni się od rodzaju spółki, w której prokurent został ustanowiony. Przyjmuje się, że w przypadku spółek kapitałowych istnieją tylko podstawowe ograniczenia uprawnień, które zostały omówione powyżej. Z kolei umowy spółek osobowych charakteryzują się licznymi ograniczeniami, szczególnie w zakresie reprezentacji spółki.

W 2016 r. znowelizowane zostały przepisy dot. odpowiedzialność za niezłożenie wniosku o upadłość spółki w terminie. Rozszerzono zakres podmiotów, które ponoszą odpowiedzialność karną oraz cywilną za uchybienie. Na skutek nowelizacji podmiotami odpowiedzialnymi stali się także prokurenci. Zmiana przepisów potwierdza duże znaczenie prokury w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Zwiększenie zakresu odpowiedzialności prokurenta związana jest także z szerokimi uprawnieniami, które przysługują prokurentom.

Prokura i pełnomocnictwo pełnią taki sam cel – upoważniają inną osobę do działania

w czyimś imieniu. Jednakże między tymi instytucjami istnieją znaczące różnice.

Prokura jest uznawana za szczególny rodzaj pełnomocnictwa, gdyż jest pełnomocnictwem handlowym opartym na zaufaniu przedsiębiorcy do danej osoby fizycznej. Prokura może zostać udzielona jedynie przez przedsiębiorcę wpisanego do właściwego rejestru w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Zakres uprawnień prokurenta jest co do zasady szeroki. Prokura jest ujawniana we właściwym rejestrze.

Z kolei pełnomocnictwo może być udzielone w każdej sytuacji życiowej, nie tylko w ramach działalności gospodarczej. W porównaniu do prokury, pełnomocnictwo może zostać udzielone w dowolnej formie. Pełnomocnikiem zwykłym może zostać zarówno osoba fizyczna jak i osoba prawna. Zakres uprawnień prokurenta jest węższy aniżeli zakres uprawnień prokurenta i zależy od treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może zostać ustanowiony nawet do konkretnej czynności. Pełnomocnictwo zwykłe nie jest nigdzie ujawniane.

Prokura to rodzaj szczególnego pełnomocnictwa handlowego, które ułatwia prowadzenie i zarządzanie przedsiębiorstwem. Prokura oparta jest na zaufaniu. Rodzaj oraz treść prokury powinna być dostosowana do potrzeb Twojego biznesu. Jeżeli chcesz wiedzieć więcej o prokurze umów się na spotkanie z ekspertami z Kancelarii Adwokackiej RITE LEGAL.