Importu żywności – kompleksowe wsparcie prawne od pierwszej decyzji do sprzedaży produktu

Import środków spożywczych do Unii Europejskiej stanowi proces wymagający kompleksowego przygotowania organizacyjnego i prawnego. Podmiot decydujący się na wprowadzenie produktu spożywczego na rynek UE musi uwzględnić szeroki katalog obowiązków wynikających z prawa unijnego i krajowego, w szczególności w zakresie bezpieczeństwa żywności, jakości produktów, oznakowania, dokumentacji oraz procedur kontrolnych. Kluczowe znaczenie ma przy tym właściwe przygotowanie całego procesu importowego już na etapie planowania działalności. Poniżej przedstawiamy praktyczne aspekty związane z importem żywności, oparte na aspektach praktycznych i doświadczeniu Kancelarii w obsłudze rynku spożywczego.

Pierwszym etapem importu żywności powinno być zawarcie umowy z zagranicznym producentem lub dostawcą. Importer jako podmiot wprowadzający produkt do obrotu na terytorium Unii Europejskiej, ponosi odpowiedzialność za jego zgodność z obowiązującymi przepisami, niezależnie od zapewnień składanych przez kontrahenta. Umowa dystrybucyjna powinna w sposób jednoznaczny regulować wymagania jakościowe, zasady pakowania i oznakowania produktów, warunki transportu, a także obowiązek przekazania kompletnej dokumentacji potwierdzającej zgodność towaru z prawem UE. W praktyce istotne znaczenie mają również postanowienia dotyczące odpowiedzialności odszkodowawczej, prawa, które znajdzie zastosowanie przy ewentualnych sporach, procedur reklamacyjnych oraz możliwości przeprowadzania audytów u producenta. Profesjonalne przygotowanie umowy pozwala na właściwe rozłożenie ryzyk i zabezpieczenie interesów importera na wypadek nieprawidłowości.

Każdy produkt spożywczy importowany do Unii Europejskiej musi spełniać wymogi określone w Rozporządzeniu 178/2002, które ustanawia ogólne zasady prawa żywnościowego. W praktyce oznacza to konieczność oceny, czy importowane produkty żywieniowe spełniają normy zdrowotne i nie stwarzają zagrożenia dla konsumentów. Oznacza to konieczność dokonania analizy, czy dany produkt nie stwarza zagrożenia dla zdrowia konsumentów oraz czy spełnia właściwe normy jakościowe. Wsparcie prawne na etapie planowania importu pozwala na identyfikację regulacji szczególnych mających zastosowanie do określonych kategorii produktów, ustalenie zakresu wymaganej dokumentacji oraz ocenę potencjalnych ryzyka związanego z kontrolą urzędów.

Każdy przedsiębiorca działający na rynku spożywczym musi opracować i stosować procedury HACCP, zgodnie z rozporządzeniem 852/2004 oraz ustawą o bezpieczeństwie żywności i żywienia. Dotyczy to również importerów, którzy nie produkują żywności, ale zajmują się jej magazynowaniem, transportem lub dystrybucją. W praktyce inaczej wygląda procedura HACCP jeżeli posiada się własny magazyn, a inaczej, gdy taki magazyn się wynajmuje. Dopasowanie do konkretnego modelu biznesowego rażąco zmniejsza ryzyko biznesowe. Prawidłowo wdrożony system HACCP pełni funkcję prewencyjną i pozwala na bieżące monitorowanie potencjalnych zagrożeń na poszczególnych etapach obrotu towarem.

Importer musi posiadać procedury HACCP obejmujące m.in. warunki przechowywania, zabezpieczenie przed zanieczyszczeniem oraz kontrolę dostaw. Co istotne, importer powinien także posiadać wiedzę i dokumentację potwierdzającą, że producent stosuje analogiczne procedury. Kancelaria pomaga klientom we współpracy z firmami certyfikującymi oraz w przygotowaniu dokumentacji na potrzeby kontroli stosownych urzędów. 

Obowiązek zapewnienia identyfikowalności żywności na wszystkich etapach łańcucha dostaw wynika wprost z art. 18 rozporządzenia 178/2002. Importer powinien być w stanie w każdym momencie wskazać źródło pochodzenia konkretnej partii towaru oraz podmioty, którym została ona następnie dostarczona. Osiągnięcie tego celu wymaga wdrożenia odpowiednich systemów ewidencyjnych oraz jasno określonych procedur logistycznych, które uwzględniają współpracę z przewoźnikami i podwykonawcami Kancelaria wspiera przedsiębiorców w projektowaniu procedur traceability, które są dostosowane do realiów ich działalności i spełniają wymogi organów kontrolnych 

Importowana żywność musi spełniać wymagania mikrobiologiczne, a także limity dotyczące pozostałości pestycydów i substancji zanieczyszczających. Dotyczy to szeregu produktów żywnościowych a odpowiednie regulacje prawa międzynarodowego określają szczegółowo limity, których nie mogą przekraczać produkty. Sam proces przeprowadzenia badania również jest ściśle regulowany. Ponadto badania powinny być uwzględnione w procedurach HACCP i prowadzone zarówno na etapie produkcji, jak i po przywozie towaru do UE.

W praktyce kancelaria doradza importerom, jak zaplanować system badań, z jakimi laboratoriami współpracować oraz jak zabezpieczyć się dowodowo na wypadek kwestionowania jakości produktu przez organy administracji. W tym aspekcie równie istotne jest zabezpieczenie swojej pozycji kontraktowej poprzez odpowiednie zapisy umowy z producentem zagranicznym. 

Procedury celne i fitosanitarne to jeden z najbardziej newralgicznych etapów całego procesu importu żywności. Opisane procedury obejmują rejestrację w systemie EORI, prawidłowe ustalenie kodu taryfy celnej, sporządzenie zgłoszeń importowych w systemie PUESC, uzyskanie odpowiednich pozwoleń importowych (w tym AGRIM), a także terminowe zgłoszenie przesyłki w systemie TRACES i przygotowanie dokumentu CHED-PP. Prawidłowe przygotowanie dokumentacji na tym etapie warunkuje sprawne przeprowadzenie kontroli granicznych i dalsze wprowadzenie towaru do obrotu. Kancelaria zapewnia bieżące wsparcie prawne przy planowanych importach, doradzając już na etapie przygotowania dokumentacji.

Szczególną uwagę należy poświęcić również zagadnieniom związanym z oznakowaniem produktów spożywczych oraz ich promocją. Oznaczenie produktów jest szczegółowo regulowane przez rozporządzeniem nr 1169/2011 a podmiot wprowadzający produkt do obrotu w kraju UE nie wykraczać poza wyraźnie określone ramy oznaczania produktu. Zasady znakowania określone w rozporządzeniu (UE) nr 1169/2011 w sposób precyzyjny wyznaczają zakres informacji, które muszą znaleźć się na etykiecie, jak również granice dopuszczalnych przekazów marketingowych. Weryfikacja projektów etykiet, opisów produktowych i treści reklamowych przed wprowadzeniem produktu do obrotu pozwala pogodzić cele marketingowe z wymogami prawa i ograniczyć ryzyko ingerencji organów nadzoru. Za nieprawidłowe uznać w szczególności błędy w składzie, nieprecyzyjne nazwa środka spożywczego, niewłaściwe oznaczenie daty minimalnej trwałości lub zbyt daleko idące hasła marketingowe. Szczególnie ryzykowne są deklaracje sugerujące wyjątkowe właściwości zdrowotne, naturalność, brak określonych składników czy szczególne pochodzenie produktu, jeżeli nie znajdują one jednoznacznego potwierdzenia w dokumentacji.

Konsekwencją takich nieprawidłowości mogą być między innymi kary finansowe. Rolą kancelarii jest w tym zakresie nie tylko wskazanie naruszeń, ale przede wszystkim zabezpieczenie interesów biznesowych klienta poprzez weryfikację projektów etykiet, opisów produktowych i treści reklamowych jeszcze przed wprowadzeniem produktu do obrotu, a także wsparcie w sytuacjach spornych z organami nadzoru. Dzięki temu marketing może realizować swoje cele, nie narażając przedsiębiorcy na odpowiedzialność prawną.

Przed wprowadzeniem produktu na rynek importer musi spełnić szereg obowiązków administracyjnych i środowiskowych. Do obowiązków, które importer powinien zrealizować jeszcze przed rozpoczęciem działalności należy między innymi rejestracja działalności w Sanepidzie, uzyskanie odpowiednich numerów identyfikacyjnych, wpis do rejestru BDO oraz prowadzenie ewidencji odpadów opakowaniowych. Z obowiązków tych przedsiębiorca powinien wywiązać się jeszcze przed rozpoczęciem faktycznej sprzedaży.

Kancelaria prowadzi klientów kompleksowo również na tym etapie, począwszy od analizy, jakie obowiązki rejestracyjne rzeczywiście ich dotyczą, przez przygotowanie i złożenie wniosków, aż po bieżące doradztwo w zakresie zgodności regulacyjnej. Takie wsparcie pozwala nie tylko uniknąć kar administracyjnych, ale również uporządkować działalność w sposób przejrzysty i bezpieczny na przyszłość, co ma kluczowe znaczenie przy rozpoczęciu i dalszym rozwoju importu i zwiększaniu skali działalności.

Import żywności to obszar, w którym błąd formalny może zniweczyć cały projekt biznesowy. Nasza kancelaria oferuje kompleksową obsługę prawną importerów, łącząc wiedzę z zakresu prawa żywnościowego, celnego, administracyjnego i umów handlowych. Pomagamy przedsiębiorcom nie tylko reagować na problemy, ale przede wszystkim zapobiegać im na etapie planowania.

Jeżeli planujesz import żywności lub chcesz uporządkować już prowadzoną działalność – skontaktuj się z RITE LEGAL